Jakie są główne typy systemów telefonicznych dla firm?
Każda firma potrzebuje sposobu komunikacji ze swoimi klientami, partnerami i wszystkimi innymi osobami, które chciałyby się z nią skontaktować. Chociaż poczta elektroniczna jest często postrzegana jako najlepszy sposób, wiele firm nadal korzysta z telefonu i utrzymuje w tym celu różne numery telefonów służbowych. Biznesowy system telefoniczny pomaga firmom w zarządzaniu wychodzącymi i przychodzącymi połączeniami telefonicznymi. Funkcje tych systemów różnią się znacznie od tych, które są dostępne w telefonie osobistym, ze względu na wyjątkowe potrzeby firm, takie jak możliwość prowadzenia rozmów z wieloma osobami w ramach jednego połączenia. Wybór odpowiedniego systemu telefonicznego dla firmy może być skomplikowany, ale przyjrzymy się głównym typom, aby pomóc Ci ustalić, który z nich będzie najlepszy dla Twojej firmy.
System PBX (Private Branch Exchange)
System PBX to scentralizowany system, który umożliwia pracownikom organizacji dzwonienie do siebie nawzajem, a firmie - dzwonienie na zewnątrz. System ten wykorzystuje programowalne przełączniki, które ułatwiają firmom kierowanie wszystkich połączeń telefonicznych na właściwe numery.
Ponieważ systemy PBX są zazwyczaj zautomatyzowane, doskonale nadają się dla średnich firm, które zatrudniają ponad 40 pracowników. Systemy te nadają się do tego typu zastosowań również dlatego, że nie mają takich samych ograniczeń, jakie mają inne tradycyjne systemy. Wszystkie połączenia są podłączone do centralnego koncentratora, a następnie przekierowywane do właściwego telefonu za pomocą automatycznych urządzeń przełączających znajdujących się w systemie.
W przeszłości centrala PBX była podłączona do publicznej komutowanej sieci telefonicznej (PSTN) przez biznesowego dostawcę usług telefonicznych. To właśnie sieć PSTN umożliwiała połączenia wychodzące i przychodzące. Przedsiębiorstwa nadal mogą zdecydować się na hostowany system PBX, w którym urządzenia przełączające są obsługiwane przez dostawcę usług telefonii biznesowej. W ten sposób firmy unikają kosztów instalacji, które wiążą się z tymi systemami.
Nowoczesne systemy PBX są tak skomplikowane, że posiadają wiele funkcji, które są dostępne w złożonych nowoczesnych systemach, takich jak VoIP.
Jednostki systemu kluczowego
Systemy telefoniczne wykorzystujące klawiaturę systemową to najbardziej podstawowe systemy telefoniczne, jakie można uzyskać dla firmy. Telefony te mają ograniczenie co do liczby osób, które mogą jednocześnie wykonywać połączenia (operatorzy telefoniczni). Dlatego najlepiej nadają się dla firm, które zatrudniają mniej niż 40 pracowników.
System ten jest porównywalny z domowymi systemami telefonicznymi z przeszłości, dzięki czemu jest bardzo łatwy w użyciu. Głównym urządzeniem przełączającym w tym systemie jest jednostka KSU (Key System Unity), dzięki której telefony mogą być kierowane zgodnie z potrzebami. Systemy te są mniej przenośne i elastyczne niż ich inne odpowiedniki, co wyjaśnia, dlaczego w dużej mierze zniknęły z biur.
Istnieje odmiana tego systemu, znana jako system bez KSU. Daje on firmom te same możliwości, co jego odpowiednik KSU, a jednocześnie jest bardziej elastyczny i przenośny. Nie posiada on jednostki przełączającej i jest bezprzewodowy. System bez KSU może obsługiwać jednocześnie około 10 operatorów, a ze względu na niski popyt na niego, można go uzyskać tylko od wybranych firm telefonicznych.
System ten może okazać się przydatny dla firm, które potrzebują podstawowego systemu telefonicznego i nie chcą się rozwijać. Jednak jako biznesowy system telefoniczny ma on bardzo ograniczone możliwości.
Systemy telefoniczne w chmurze
System telefoniczny w chmurze to system, który umożliwia wykonywanie połączeń telefonicznych i wysyłanie wiadomości przez Internet. Zamiast drogich serwerów i innych systemów, system telefoniczny w chmurze wykorzystuje aplikację lub oprogramowanie instalowane na telefonie lub komputerze. Dostawca systemu zajmuje się resztą infrastruktury po stronie użytkownika.
Ponieważ system korzysta z Internetu, zobaczysz Internet i usługi w chmurze, jest on również znany jako system VoIP (Voice Over Internet Protocol) lub wirtualny system telefoniczny. System telefoniczny w chmurze wykonuje telefony w czasie rzeczywistym i, w zależności od jakości sieci i szybkości Internetu, jest bardziej niezawodny i wyraźniejszy niż tradycyjny telefon.
Jeśli chcesz zrozumieć, jak działają te systemy, musisz poznać wiele szczegółów technicznych, ale tutaj je uprościmy. Gdy wykonujesz połączenie za pośrednictwem VoIP, aplikacja lub oprogramowanie, z którego korzystasz, najpierw tłumaczy sygnał na sygnał cyfrowy i zamienia go na małe pakiety danych. Następnie pakiety te są kompresowane, aby można je było sprawnie przesłać przez łącze internetowe. Szybkość przesyłania tych pakietów zależy od zastosowanego kodeka audio oraz połączenia internetowego.
Po przesłaniu przez Internet są one odbierane na drugim końcu i dekompresowane, a następnie zamieniane na sygnał cyfrowy lub analogowy. Sygnał ten jest następnie przekształcany w głos lub dźwięki słyszane po drugiej stronie. Systemy, które przekształcają te pakiety w systemy analogowe, są starsze i są wycofywane na rzecz nowoczesnego oprogramowania i aplikacji.
System telefoniczny w chmurze ma wiele plusów i minusów. Do plusów można zaliczyć możliwość podłączenia do sieci wielu urządzeń, wykorzystanie niezawodności i możliwości Internetu do wykonywania połączeń oraz możliwość skalowania systemu w celu uwzględnienia wielu osób biorących udział w rozmowie.
Do minusów należy zaliczyć konieczność posiadania stabilnego połączenia internetowego o niewielkich opóźnieniach i dużej przepustowości, urządzenia narażone na ataki cybernetyczne oraz wymagany sprzęt (komputery i telefony), który jest inwestycją początkową, o której firmy muszą pomyśleć.
Jeśli już korzystasz w pracy z komputerów i smartfonów, a prawie wszystkie firmy to robią, łatwo jest zacząć korzystać z systemu telefonicznego w chmurze. Wystarczy porozmawiać z dostawcą takim jak OpenPhone, który Ci to umożliwi. Blog OpenPhone na temat system telefoniczny w chmurze wyjaśnia, jak to wszystko działa. Mogą oni pomóc w dodaniu numerów służbowych do wszystkich istniejących urządzeń za pomocą aplikacji lub oprogramowania, umożliwiając wykonywanie połączeń, wysyłanie wiadomości i przenoszenie połączeń między urządzeniami. System telefoniczny w chmurze pozwala dzwonić na dowolny numer na całym świecie, umożliwia nagrywanie rozmów i wycisza połączenia w godzinach niebiznesowych. Można również przenieść istniejący numer lub numery firmowe, aby od razu rozpocząć działalność.
Systemy telefonii wieloliniowej
Jeśli w Twoim biurze instalowany jest system telefoniczny, możesz od czasu do czasu usłyszeć, jak technik używa tego terminu. Wieloliniowy system telefoniczny to po prostu system telefoniczny, który przyjmuje więcej niż jedno połączenie telefoniczne w tym samym czasie. Jest to termin ogólny, który obejmuje inne rodzaje systemów telefonicznych, w tym PBX i systemy telefoniczne w chmurze, ponieważ mogą one przyjmować więcej niż jedno połączenie w tym samym czasie.
Oznacza to, że można skonfigurować wieloliniowy system telefoniczny przy użyciu tradycyjnych systemów telefonicznych używanych w przeszłości, takich jak PBX, lub nowszych technologii, takich jak VoIP.
Systemy wieloliniowe pokazują, kiedy dzwoni kilka osób, ale mają ogromną wadę: nie można odbierać ani wykonywać więcej niż jednej rozmowy w tym samym czasie. Połączenia wielokrotne są traktowane jako połączenia przychodzące, chociaż operator widzi, że na linii są inne osoby.
Jest to szczególnie uciążliwe dla rozwijających się firm, które muszą dzwonić do wielu partnerów i w których więcej niż kilka osób wykonuje i odbiera połączenia przez cały czas.
Rozwój wieloliniowych systemów telefonicznych w chmurze usunął wiele z tych ograniczeń, ale system ten traci na popularności ze względu na rozwój VoIP, który oferuje lepsze usługi.
Cztery omówione powyżej systemy telefoniczne były używane w biurach w tym czy innym czasie. Oferują one różne funkcje i to właśnie one decydują o tym, czy są one nadal używane. Najlepszą opcją pozostają systemy PBX, chmura i wieloliniowe systemy telefoniczne wykorzystujące chmurę. Jednak VoIP nadal ma przewagę ze względu na swoją niezawodność i jakość połączeń.
