Walka o dobre pierwsze wrażenie
Pierwsze wrażenie jest często czynnikiem decydującym w relacjach z klientami biznesowymi, a przynajmniej bywa warunkiem sine qua non dla zawarcia transakcji czy dobicia targu. Dlatego tak ważne jest dbanie o odpowiedni kształt recepcji, która będzie pierwszym miejscem interakcji pomiędzy klientem czy partnerem a firmą. (https://lobos.pl/meble/produkty/lady-recepcyjne/)
Recepcja musi być rozważana w sposób obejmujący całe biuro
Nie stanowi ona tylko dodatku do niego. Takie rozumowanie jest błędne. Zacząć należy przede wszystkim od jej dobrej lokalizacji, ponieważ powinna się ona znajdować w naturalnych ciągach komunikacyjnych biura i bezpośrednio n widoku, by można ją było szybko odnaleźć i zidentyfikować oraz od razu z niej skorzystać.
Widoczność recepcji jest niezwykle ważna
Musi ona być w miejscu widocznym, co jednak załatwia odpowiednia lokalizacja, a do tego musi jeszcze od razu się identyfikować jako recepcja konkretnego podmiotu. Dobrym pomysłem jest duży logotyp umieszczony na ladzie recepcyjnej, co informuje gościa, że jest to miejsce, którego szuka. Całość przestrzeni musi być dobrze zrozumiała, wręcz oczywista, by możliwe było natychmiastowe oparcie swojej obecności właśnie o to miejsce. Identyfikacja wizualna wymaga od nas także zapewnienia, że recepcja będzie się wyraźnie odcinać od tła. Lokalizacja i identyfikacja wizualna są konieczne od strony technicznej i dzięki nim nie zrobimy złego wrażenia. Dobre wrażenie będzie jednak wymagało kolejnych wysiłków.
Odpowiednia aranżacja przestrzeni będzie tu konieczna
Może mieć ona dość ograniczony charakter, jeśli całą recepcja będzie w zasadzie lada recepcyjna, co jednak nie oznacza, że będzie to aranżacja ograniczona. Stanowisko recepcyjne ma służyć wymianie informacji i nie potrzeba do tego specjalnie dużo miejsca. Istotniejsze jest to, by było wygodnie i sprawnie. Dlatego recepcja może przybrać postać biurka z krzesłami dla obu stron, gościa i osoby go odbierającej, jak również może mieć postać lady recepcyjnej, do której podchodzi się i pozostaje na stojąco.Biurka są lepsze w miejscach, gdzie kontakt z gościem jest bardziej intymny, na przykład w gabinetach lekarskich, a lady są bardziej odpowiednie dla miejsc z dużą ilością przepływających gości, którzy potrzebują tylko skierowania we właściwe miejsce lub krótkiej informacji.
Należy pamiętać też o kwestiach czysto technicznych, jak na przykład dostosowaniu do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wszystkie powyższe kwestie to z grubsza sprawy techniczne, ale nie wolno zapominać także o elementach design. Decydują one w dużej mierze o przyjemności z przebywania w danym miejscu i mają ogromny wpływ na pierwsze wrażenie każdego gościa.
